Doelen en doelstellingen van evenementen - Handleiding in 5 stappen met voorbeelden (2024)

Evenementplanning begint met het bepalen van de belangrijkste resultaten voor uw publiek, sponsors en u - de evenementplanners.

Zodra dat is gebeurd, kun je je stappenplan voor het succes van je evenement verfijnen.

Maar hoe definiëren we de evenementdoelen die er toe doen?

Laten we dat uitzoeken. In dit artikel bespreken we voorbeelden van enkele algemene evenementdoelen en doelstellingen voor persoonlijke, hybride en virtuele evenementen, en daarna duiken we in specifieke evenementdoelen voor virtuele evenementen. Bovendien bespreken we een blauwdruk in vijf stappen om met gemak uw evenementdoelen te stellen.

Wat zijn de doelen en doelstellingen van het evenement?

Een gebeurtenisdoel is een specifiek verwacht resultaat van een gebeurtenis. Of dat nu gaat om het boeien van bezoekers, het bereiken van een nieuw publiek ofbedrijfsgroei voortstuwen.

Doelstellingenzijn kleinere, meer snackbare subtaken.

Zie het op deze manier: als u van punt A naar punt B moet reizen, komt u daar in stappen. Evenzo, om een ​​doel te bereiken, zult u eerst uw doelstellingen bereiken.

Bijvoorbeeld als het doel is om de naamsbekendheid te vergroten, de registratie van evenementen te verbeteren door middel vanPromotieop sociale media kan objectief zijn.

Nu je de definitie van evenementdoelen kent en hoe ze verschillen van doelstellingen, gaan we kijken hoe je ze kunt instellen.

Stap-1: Begin met het verzamelen van inzichten

Als het gaat om het plannen van evenementen, kunt u niet alleen vertrouwen op giswerk - u bent beter af met degelijke antwoorden.

Je moet weten:

• • Prioriteiten van uw bedrijf

• • Wat doen uw concurrenten goed, en wat niet

• • Wat is desponsorsfeerbuiten

• • Wie zijn de sprekers die waarde kunnen toevoegen aan uw evenement

• • Wat zijn de thema's die werken

• • Wat zijn de meest populaire soorten evenementen, formaten of locaties

Stap 2: Stel vijf bepalende vragen om het doel van je evenement te achterhalen

Om solide evenementdoelen en -doelstellingen vast te stellen, moet je alles over je evenement weten, van soep tot noten - en het 5-W-framework helpt je daarbij.

Het 5-W raamwerk staat voor Wie, Wat, Wanneer, Waar en Waarom.

Deze oefening helpt je om het te beperken tot de details van je evenementplanning.

Dus laten we er meteen in duiken:

Wie zijn de mensen die uw evenement maken?

1) Uw publiek

Uw bedrijf bestaat om de problemen van uw publiek op te lossen. Ergo, je evenementdoelen moeten ook aansluiten bij hun wensen en behoeften.

Er is echter meer aan het verhaal. Uw publiek kan een mix zijn van uw bestaande klanten, nieuwe bezoekers en mensen die erg belangrijk zijn voor uw bedrijf. Elk van hen kan een specifiek doel voor uw bedrijf dienen.

Laten we het wat gedetailleerder bekijken:

2) Uw teamleden

Als je eenmaal weet met wie je samenwerkt, stel je doelen die aansluiten bij hun capaciteiten. Het resultaat is dat uwteambereikt doelen op tijd.

3) Uw belanghebbenden

Als je weet wie een aandeel heeft in je evenement, kun je dingen plannen rond hun behoeften en verwachtingen.

Uw belanghebbenden zijn uw evenementsponsors, partners, leveranciers en zelfs vrijwilligers.

Nu u uw doelgroep, team en belanghebbenden kent, is de volgende stap het begrijpen van hun behoeften.

Laten we er dus op ingaan:

Welke elementen maken en definiëren uw evenement?

Deze elementen omvatten alle dingen die uw evenement op een gedetailleerd niveau definiëren.

Om ze te identificeren, zou je vragen kunnen stellen zoals

1. 1. Wat zullen mijn deelnemers graag leren/krijgen van het evenement?

1. 1. Wat voor soort evenement is het? Is het een conferentie, een festival, een feestdag of wat dan ook?

1. 1. Wat levert waarde op voor mijn stakeholders/sponsors?

1. 1. Wat zijn mijn marketing- en zakelijke doelen?

Bijvoorbeeld:

Waar organiseer ik mijn evenement?

U kunt een evenement virtueel of op een fysieke locatie organiseren. Bij een live event is het goed om na te denken over de bereikbaarheid, capaciteit en uitstraling van je locatie.

Maar schaalbaarheid en toegankelijkheid zijn meestal geen probleem voor een virtueel evenement.

Het kiezen van een locatie of eenvirtueel evenementenplatformom uw evenement te organiseren kan u helpen bij het prioriteren van uw evenementdoelen en doelstellingen.

Bijvoorbeeld:

Bij het plannen van een virtueel evenement wilt u misschien op zoek naar een virtueel evenementenplatform dat uw evenementproductie stroomlijnt of waarmee ubetrek je publiekafhankelijk van je doel.

Wanneer organiseer ik mijn evenement?

De dag en maand van je evenement kunnen bepaalde prioriteiten op je lijst toevoegen of verwijderen.

Bijvoorbeeld:Als u een evenement plant rond Kerstmis of Thanksgiving, kan het sturen van geschenken een van uw evenementdoelstellingen zijn.

Laten we er dieper op ingaan:

Waarom organiseer ik dit evenement?

Door dit te beantwoorden, wordt het overkoepelende doel achter uw evenement onthuld, waardoor uw planning wordt gestroomlijnd.

Van daaruit kun je een robuust bouwenevenement strategie.

Stap 3: Gebruik het BSQ-raamwerk om evenementdoelen te definiëren

Wil je grote resultaten behalen met minimale tijd en moeite? Probeer dit raamwerk voor het stellen van doelen voor het succes van evenementen.

Het staat voor "Thinking Big, Acting Small, and Moving Quickly."

• • Begin met Groot te denken. (Stel verheven doelen in)

• • Breek het op in kleinere en haalbare mijlpalen. (Doe klein)

• • Stel deadlines en houd u eraan. (Snel bewegen)

Was dat niet makkelijk?

Stap 4: Maak gebruik van het S.M.A.R.T-framework om doelen en doelstellingen voor evenementen vast te stellen

S.M.A.R.T staat voor Specific, Measurable, Achievable, Relevant en Time-bound.

Mensen die slimme doelen stellen, vinden het gemakkelijker om op het goede spoor te blijven omdat ze meetbare en haalbare doelen stellen - wat de sleutel kan zijn tot het succes van een evenement.

Laten we dus meer leren over het instellen van slimme doelen voor onderstaande evenementen.

S-specifiek:

Ga in op de details van uw doel.

Zo is ‘Mensen uit de IT-branche uitnodigen met minimaal 15 jaar ervaring’ een specifiek doel.

M - Meetbaar:

Als u een specifiek getal aan uw doelen koppelt, worden ze meetbaar.

• • 20% stijging vankaartverkoop

• • 10% meer inschrijvingen

• • Minstens X bedrag aan inkomsten verzamelen

• • Verhoging van de gemiddelde tijd besteed aan uw evenement met X minuten

• • ROI van evenement met X% verhogen

A - Bereikbaar:

Een doel dat niet haalbaar is voor je team zou alleen maar teleurstelling en een ondermaatse evenementervaring opleveren. Het is dus belangrijk dat u realistische doelen stelt die logisch zijn volgens uw tijdlijn en middelen.

Een onbereikbaar doel is:hopend op een 100% sit-through rate. Of een toename van 2000% in de ROI van het evenement.

Haalbaar doel:Ons laatste evenement ontving 75 leads en een pijplijn van $ 50.000. Deze keer zullen we 100 leads verzamelen en minstens 72.000 $ in de pijplijn.

R – Relevant:

Het heeft geen zin een evenement te organiseren als de resultaten niet relevant zijn voor uw zakelijke doelen of de verwachtingen van uw bezoekers.

Als u uw huiswerk echter goed doet, kunt u duidelijke evenementdoelen stellen die zijn afgestemd op de behoeften van uw bedrijf en uw publiek.

T - Tijdgebonden:

Oké, we zijn er bijna. Door een deadline aan een doel toe te voegen, blijft iedereen in het team verantwoordelijk.

Voorbeeld: Verhoog het aantal inschrijvingen met 10% tegen eind juli.

Het tijdgebonden uitvoeren en behalen van doelen is de drijfveer achter succesvolle evenementen.

Nu we weten waar SMART-frameworks voor staan, laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van SMART-doelstellingen en doelplanning.

Stap 5: stel mijlpalen in om uw evenementdoelstellingen bij te houden

Nu is alles op zijn plaats gezet en ben je klaar om te rollen. Wat is de volgende stap? Het is tijd omvolg je voortgang.

Verkoop je genoeg tickets? Zijn de afspraken gemaakt om de beoogde omzetgroei te realiseren? Zouden deze doelen binnen een tijdslimiet worden bereikt? Moet u de koers bijstellen of uw evenementstrategie herzien?

Dit zijn veelgestelde vragen die je als evenementenplanner misschien wilt stellen. Het is dus verstandig om de voortgangsbalk goed in de gaten te houden.

Hier zijn een paar KPI's (Key Performance Indicators) voor het meten van succes

1. 1. Betrokkenheid via sociale media voor en na het evenement

1. 1. Aantal vermeldingen, tags en shares

1. 1. Aantal evenementregistraties

1. 1. Nieuwe versus terugkerende registraties

1. 1. Openingspercentages voor e-mailmarketing

1. 1. Financiering sponsoren

Voorbeelden van algemene evenementdoelen en doelstellingen om u op weg te helpen

We weten dat evenementdoelen essentieel zijn, maar hoe zien ze eruit? Hier zijn enkele voorbeelden van evenementdoelstellingen om u op weg te helpen:

Doel 1: merkbereik/bekendheid vergroten met Y%

Doelstellingen voor dit doel:

Een doel voor dit doel zou kunnen zijn om de tractie van sociale media en organische bezoeken aan de website te vergroten.

Hier is een overzicht:

1) Heb x aantal shares op sociale media.

2) Heb X aanmeldingen van een bepaalde demografie.

3) Laat Y mensen het evenement bijwonen.

4) Laat X aantal mensen deelnemen aan stands/virtuele stands met merknaam op uw persoonlijke of virtuele evenement.

Doel 2: X% meer omzet genereren dan vorig jaar

Doelstellingen voor dit doel:

1) X% meer tickets verkopen om bezoekersaantallen te stimuleren.

2) Y-bedrag aan fondsen werven met behulp vansponsoring van evenementen.

3) X hoeveelheid inkomsten genereren door toegang tot content na het evenement te verkopen.

4) Het genereren van een pijplijn van X-bedrag met de leads die tijdens het evenement zijn vastgelegd.

5) Genereer X hoeveelheid pijplijn met lead nurturing- en vervolgcampagnes na het evenement.

Doel 3: Gedachtenleiderschap opzetten

Gedachtenleiderschap is een benadering van het samenstellen van inhoud die het publiek opleidt in hun niche of branche. Doorgaans biedt het assortiment unieke ideologieën, trends, kaders en waardevolle inzichten.

Doelstellingen voor dit doel:

1) Identificeer en onboard sprekers die unieke perspectieven op het onderwerp kunnen bieden.

2) Onderzoek pijnpunten en kies een thema waarvoor het publiek waarschijnlijk oplossingen zou vinden.

Wat zijn enkele algemene evenementdoelen voor uw virtuele evenementen?

Het hosten van een online evenement brengt een unieke reeks uitdagingen met zich mee en vereist daarom een ​​iets andere aanpak dan een persoonlijk evenement. Hier zijn enkele cruciale doelen voor virtuele evenementen.

1) Betrokkenheid van deelnemers verbeteren

Vanwege de aard van een online evenement kunnen bezoekers afgeleid raken door hun omgeving of schermmoeheid. Als je bezoekers echter tijdens je evenement kunt betrekken, heb je meerdere mogelijkheden om een ​​zinvolle band met ze op te bouwen.

Daarom is het logisch om speciale aandacht te besteden aan betrokkenheid en bezoekerservaring, vooral wanneer uw evenement plaatsvindt in een virtuele omgeving.

2) Netwerken inschakelen

Bij een persoonlijk evenement vinden gesprekken spontaan plaats in de lobby, bij het koffiezetapparaat, aan de eettafels en tijdens de sessiepauzes. Klinkt spannend? Welnu, u kunt bij sommige ook netwerken in uw virtuele evenement integrerennetwerkideeën voor virtuele evenementen.

Er is echter een beetje planning voor nodighelp mensen netwerken tijdens een virtueel evenement. Sommige virtuele evenementenplatforms bieden virtuele lobby's, speed-networking-tafels, lounges, break-out rooms en dergelijkevloeiende ruimtesdie helpen om spontane gesprekken op gang te brengen.

Evenement doelstellingen:

a) Plan activiteiten zoals QnA, opiniepeilingen en snelheidsnetwerken om netwerken te bevorderen.

b) Zoek een virtueel evenementplatform zoals Airmeet met superieure netwerkmogelijkheden.

3) Nauwkeurig meten van evenementprestaties

Wanneer je middelen inzet om een ​​evenement te hosten, is het alleen maar logisch om te kunnen meten hoe het heeft gepresteerd.

Met een online evenement wordt het een beetje makkelijker. U krijgt een compleet beeld van uw evenement met eendiepgaand analysedashboard. Deze rapporten kunnen je helpen statistieken bij te houden, zoals de betrokkenheid van bezoekers, demografische registratiegegevens, tractie van sponsors en nog veel meer.

4) Conversies maximaliseren met diepgaande inzichten

Beïnvloeding van de verkoop en retentie zijn een van de grootste doelen van elke marketingactiviteit. Evenementen genereren een hoopgegevens uit de eerste handdie kan worden gebruikt om ervaringen te personaliseren, het verkoopbereik een boost te geven en klantensuccesteams in staat te stellen de klantervaring te verbeteren.